Die KI-Schulungspflicht ergibt sich aus Artikel 4 der EU-KI-Verordnung. Seit dem 2. Februar 2025 muss jedes Unternehmen, das KI-Systeme einsetzt, sich um die KI-Kompetenz der betroffenen Mitarbeitenden kümmern. Seit dem Digital Omnibus vom Juli 2026 heißt das: sie fördern und belegen können, ohne ein bestimmtes Niveau zu garantieren. Sie gilt unabhängig von Branche und Unternehmensgröße, auch bei reiner Nutzung von Werkzeugen wie ChatGPT oder Microsoft Copilot.
Die KI-Schulungspflicht ist die Verpflichtung aus Artikel 4 der EU-KI-Verordnung, die KI-Kompetenz der Mitarbeitenden zu fördern, die mit KI arbeiten. Betroffen sind alle Beschäftigten, die im Auftrag des Unternehmens mit KI-Systemen arbeiten. Die Verordnung schreibt keine bestimmte Schulungsform vor, verlangt aber, dass Unternehmen angemessene Maßnahmen ergreifen und diese belegen können.
KI-Kompetenz meint dabei mehr als Bedienwissen. Gemeint ist das Verständnis dafür, wie KI-Systeme funktionieren, wo ihre Grenzen liegen, welche Risiken entstehen und wie Ergebnisse einzuordnen sind. Was im Einzelfall ausreicht, definiert die Verordnung nicht abschließend, sie nennt jedoch drei Faktoren: den Anwendungskontext, die technische Komplexität des Systems und die Rolle der jeweiligen Person.
Die Pflicht trifft Anbieter und Betreiber von KI-Systemen. Betreiber ist bereits, wer KI im eigenen Unternehmen einsetzt. Wenn Ihr Team ChatGPT, Microsoft Copilot, Claude, Gemini oder ähnliche Werkzeuge nutzt, sind Sie Betreiber im Sinne der Verordnung. Die Pflicht gilt unabhängig von Branche und Größe und damit auch für Kanzleien, Steuerberatungen, Verbände, Handwerk und Industrie.
Geschult werden muss nicht die gesamte Belegschaft, sondern die Personen, die mit KI-Systemen arbeiten oder über deren Einsatz entscheiden. In der Praxis sind das häufig die Geschäftsführung, IT- und Digitalverantwortliche, Datenschutz- und Compliance-Funktionen sowie Fachabteilungen, die KI im Tagesgeschäft nutzen.
Artikel 4 ist seit dem 2. Februar 2025 anwendbar. Seit dem 29. Juli 2026 ist die Bundesnetzagentur nach dem KI-Marktüberwachungsgesetz (KI-MIG) Marktüberwachungsbehörde, Anlaufstelle und Beschwerdestelle für die KI-Verordnung. In bereits regulierten Produktbereichen bleiben die bekannten Fachaufsichten zuständig, etwa die BaFin im Finanzsektor. Seit dem 2. August 2026 wird die Verordnung durchgesetzt, und seitdem gelten auch die Transparenzpflichten nach Artikel 50, etwa die Kennzeichnung von Chatbots und KI-generierten Inhalten.
Im Jahr 2026 wurde ein Teil der Verordnung verschoben. Der EU-Gesetzgeber einigte sich im Mai 2026 auf eine Verschiebung, final beschlossen am 29. Juni 2026: Pflichten für Hochrisiko-KI nach Annex III gelten nun ab dem 2. Dezember 2027, die für KI in regulierten Produkten ab dem 2. August 2028. Wichtig für die Schulungspflicht: Artikel 4 wurde nicht verschoben. Der Digital Omnibus (Verordnung (EU) 2026/1744, in Kraft seit dem 27. Juli 2026) hat Artikel 4 abgeschwächt: Aus der Pflicht, KI-Kompetenz sicherzustellen, wurde eine Pflicht, sie zu fördern. Ein bestimmtes Niveau müssen Sie nicht garantieren, angemessene Maßnahmen aber belegen können.
Die Verordnung schreibt kein bestimmtes Format vor. Zulässig sind zum Beispiel Präsenzschulungen, Live-Online-Seminare, E-Learning oder interne Unterweisungen und Richtlinien. Entscheidend ist nicht die Form, sondern zwei Dinge: Der Inhalt muss zum Anwendungskontext, zur Komplexität und zur Rolle passen, und die Maßnahme muss dokumentiert sein.
Genau deshalb ist eine strukturierte Schulung mit Teilnahmenachweis der pragmatische Weg. Sie deckt den Inhalt ab und erzeugt zugleich den Beleg, den Sie im Aufsichtsfall vorlegen können. Eine reine mündliche Unterweisung ohne jede Dokumentation erfüllt den Zweck der Norm schlechter, weil der Nachweis fehlt.
Die KI-Verordnung sieht ein gestuftes Sanktionssystem vor. Verbotene KI-Praktiken können mit bis zu 35 Mio. Euro oder 7 Prozent des weltweiten Konzernumsatzes geahndet werden, Verstöße gegen zentrale Pflichten mit bis zu 15 Mio. Euro oder 3 Prozent, weitere Verstöße und falsche Angaben gegenüber Behörden mit bis zu 7,5 Mio. Euro oder 1 Prozent. Maßgeblich ist jeweils der höhere Betrag.
Artikel 4 selbst ist als Bemühenspflicht ausgestaltet und enthält keine eigene, unmittelbare Geldbuße für eine fehlende Schulung. Das praktische Risiko liegt woanders: in der Aufsicht, die seit August 2026 läuft, in Haftungsfragen für die Geschäftsführung, wenn unqualifizierte KI-Nutzung Schäden verursacht, und in Folgepflichten, die ohne geschulte Mitarbeitende schwer zu erfüllen sind. Wer die Kompetenz nachweisbar aufbaut, reduziert genau diese Risiken.
Für die Dokumentation zählt, was prüfbar ist: wer wann zu welchen Inhalten geschult wurde. Praktisch bewährt sich eine kurze Kombination aus drei Bausteinen. Erstens ein Teilnahmenachweis oder Zertifikat mit Datum, Inhalten und Namen. Zweitens eine schriftliche KI-Richtlinie, die regelt, welche Werkzeuge erlaubt sind und welche Daten hineindürfen. Drittens eine einfache Übersicht der im Unternehmen eingesetzten KI-Systeme.
Diese Unterlagen halten Sie intern vor. Sie müssen nichts einreichen, sondern im Fall einer Nachfrage vorlegen können. Genau diesen Nachweis liefert eine dokumentierte Schulung mit. In unserer EU AI Act Schulung erstellen Sie die dafür nötigen Bausteine direkt mit.
Die dokumentierte EU AI Act Schulung deckt Inhalt und Nachweis in drei Stunden ab, vor Ort in Münster, live online oder inhouse. Schreiben Sie uns kurz, wir nennen Ihnen den nächsten freien Termin.
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