Die KI-Schulungspflicht ergibt sich aus Artikel 4 der EU-KI-Verordnung. Seit dem 2. Februar 2025 muss jedes Unternehmen, das KI-Systeme einsetzt, ein ausreichendes Niveau an KI-Kompetenz bei den betroffenen Mitarbeitenden sicherstellen. Sie gilt unabhängig von Branche und Unternehmensgröße, auch bei reiner Nutzung von Werkzeugen wie ChatGPT oder Microsoft Copilot.The AI training obligation follows from Article 4 of the EU AI Regulation. Since 2 February 2025, every company that uses AI systems must ensure a sufficient level of AI literacy among the staff concerned. It applies regardless of sector and company size, even where you simply use tools such as ChatGPT or Microsoft Copilot.
Die KI-Schulungspflicht ist die Verpflichtung aus Artikel 4 der EU-KI-Verordnung, ein ausreichendes Niveau an KI-Kompetenz sicherzustellen. Betroffen sind alle Beschäftigten, die im Auftrag des Unternehmens mit KI-Systemen arbeiten. Die Verordnung schreibt keine bestimmte Schulungsform vor, verlangt aber, dass Unternehmen angemessene Maßnahmen ergreifen und diese belegen können.The AI training obligation is the duty under Article 4 of the EU AI Regulation to ensure a sufficient level of AI literacy. It covers all staff who work with AI systems on the company's behalf. The regulation prescribes no specific form of training, but it requires companies to take appropriate measures and to be able to evidence them.
KI-Kompetenz meint dabei mehr als Bedienwissen. Gemeint ist das Verständnis dafür, wie KI-Systeme funktionieren, wo ihre Grenzen liegen, welche Risiken entstehen und wie Ergebnisse einzuordnen sind. Was im Einzelfall ausreicht, definiert die Verordnung nicht abschließend, sie nennt jedoch drei Faktoren: den Anwendungskontext, die technische Komplexität des Systems und die Rolle der jeweiligen Person.AI literacy here means more than knowing which buttons to press. It refers to understanding how AI systems work, where their limits lie, which risks arise and how to judge their output. The regulation does not define conclusively what counts as sufficient, but it names three factors: the context of use, the technical complexity of the system and the role of the person involved.
Die Pflicht trifft Anbieter und Betreiber von KI-Systemen. Betreiber ist bereits, wer KI im eigenen Unternehmen einsetzt. Wenn Ihr Team ChatGPT, Microsoft Copilot, Claude, Gemini oder ähnliche Werkzeuge nutzt, sind Sie Betreiber im Sinne der Verordnung. Die Pflicht gilt unabhängig von Branche und Größe und damit auch für Kanzleien, Steuerberatungen, Verbände, Handwerk und Industrie.The obligation applies to providers and deployers of AI systems. You are already a deployer if you use AI within your own company. If your team uses ChatGPT, Microsoft Copilot, Claude, Gemini or similar tools, you are a deployer within the meaning of the regulation. It applies regardless of sector and size, and therefore also to law firms, tax advisors, associations, trades and industry.
Geschult werden muss nicht die gesamte Belegschaft, sondern die Personen, die mit KI-Systemen arbeiten oder über deren Einsatz entscheiden. In der Praxis sind das häufig die Geschäftsführung, IT- und Digitalverantwortliche, Datenschutz- und Compliance-Funktionen sowie Fachabteilungen, die KI im Tagesgeschäft nutzen.It is not the entire workforce that must be trained, but the people who work with AI systems or decide on their use. In practice this is often the management, IT and digital leads, data protection and compliance functions, and the departments that use AI in daily work.
Artikel 4 ist seit dem 2. Februar 2025 anwendbar. Ab dem 2. August 2026 nehmen die nationalen Marktüberwachungsbehörden ihre Aufsicht über die KI-Verordnung auf. In Deutschland ist die Bundesnetzagentur als zentrale Behörde benannt, sektorale Aufsichten wie BaFin, BfArM und BSI kommen hinzu.Article 4 has applied since 2 February 2025. From 2 August 2026, the national market surveillance authorities take up supervision of the AI Regulation. In Germany the Bundesnetzagentur is designated as the central authority, with sectoral supervisors such as BaFin, BfArM and BSI alongside it.
Im Jahr 2026 wurde ein Teil der Verordnung verschoben. Der EU-Gesetzgeber einigte sich im Mai 2026 auf eine Verschiebung, final beschlossen am 29. Juni 2026: Pflichten für Hochrisiko-KI nach Annex III gelten nun ab dem 2. Dezember 2027, die für KI in regulierten Produkten ab dem 2. August 2028. Wichtig für die Schulungspflicht: Artikel 4 wurde nicht verschoben. Der sogenannte Digital Omnibus hat Artikel 4 lediglich als Bemühenspflicht präzisiert. Sie müssen kein messbares Kompetenzniveau garantieren, aber nachweisen, dass Sie angemessene Maßnahmen ergriffen haben.In 2026, part of the regulation was deferred. The EU legislator agreed on a deferral in May 2026, formally adopted on 29 June 2026: obligations for high-risk AI under Annex III now apply from 2 December 2027, and those for AI in regulated products from 2 August 2028. Important for the training obligation: Article 4 was not deferred. The so-called Digital Omnibus merely clarified Article 4 as an obligation of effort. You do not have to guarantee a measurable level of competence, but you must show that you have taken appropriate measures.
Die Verordnung schreibt kein bestimmtes Format vor. Zulässig sind zum Beispiel Präsenzschulungen, Live-Online-Seminare, E-Learning oder interne Unterweisungen und Richtlinien. Entscheidend ist nicht die Form, sondern zwei Dinge: Der Inhalt muss zum Anwendungskontext, zur Komplexität und zur Rolle passen, und die Maßnahme muss dokumentiert sein.The regulation prescribes no specific format. Permitted options include in-person training, live online seminars, e-learning, or internal instructions and policies. What matters is not the form, but two things: the content must fit the context of use, the complexity and the role, and the measure must be documented.
Genau deshalb ist eine strukturierte Schulung mit Teilnahmenachweis der pragmatische Weg. Sie deckt den Inhalt ab und erzeugt zugleich den Beleg, den Sie im Aufsichtsfall vorlegen können. Eine reine mündliche Unterweisung ohne jede Dokumentation erfüllt den Zweck der Norm schlechter, weil der Nachweis fehlt.This is precisely why a structured training with a record of attendance is the pragmatic route. It covers the content and at the same time produces the evidence you can present if supervised. Purely verbal instruction with no documentation serves the purpose of the rule less well, because the proof is missing.
Die KI-Verordnung sieht ein gestuftes Sanktionssystem vor. Verbotene KI-Praktiken können mit bis zu 35 Mio. Euro oder 7 Prozent des weltweiten Konzernumsatzes geahndet werden, Verstöße gegen zentrale Pflichten mit bis zu 15 Mio. Euro oder 3 Prozent, weitere Verstöße und falsche Angaben gegenüber Behörden mit bis zu 7,5 Mio. Euro oder 1 Prozent. Maßgeblich ist jeweils der höhere Betrag.The AI Regulation provides for a tiered sanctions system. Prohibited AI practices can be penalised with up to 35 million euros or 7% of global group turnover, breaches of core obligations with up to 15 million euros or 3%, and further breaches and false information to authorities with up to 7.5 million euros or 1%. The higher amount applies in each case.
Artikel 4 selbst ist als Bemühenspflicht ausgestaltet und enthält keine eigene, unmittelbare Geldbuße für eine fehlende Schulung. Das praktische Risiko liegt woanders: in der Aufsicht ab August 2026, in Haftungsfragen für die Geschäftsführung, wenn unqualifizierte KI-Nutzung Schäden verursacht, und in Folgepflichten, die ohne geschulte Mitarbeitende schwer zu erfüllen sind. Wer die Kompetenz nachweisbar aufbaut, reduziert genau diese Risiken.Article 4 itself is framed as an obligation of effort and contains no separate, direct fine for missing training. The practical risk lies elsewhere: in supervision from August 2026, in liability questions for management where unqualified AI use causes harm, and in follow-on duties that are hard to meet without trained staff. Building competence in a documented way reduces exactly these risks.
Für die Dokumentation zählt, was prüfbar ist: wer wann zu welchen Inhalten geschult wurde. Praktisch bewährt sich eine kurze Kombination aus drei Bausteinen. Erstens ein Teilnahmenachweis oder Zertifikat mit Datum, Inhalten und Namen. Zweitens eine schriftliche KI-Richtlinie, die regelt, welche Werkzeuge erlaubt sind und welche Daten hineindürfen. Drittens eine einfache Übersicht der im Unternehmen eingesetzten KI-Systeme.For documentation, what counts is what can be checked: who was trained, when, and on which content. In practice a short combination of three building blocks works well. First, a record of attendance or certificate with date, contents and names. Second, a written AI policy setting out which tools are permitted and which data may be entered. Third, a simple inventory of the AI systems used in the company.
Diese Unterlagen halten Sie intern vor. Sie müssen nichts einreichen, sondern im Fall einer Nachfrage vorlegen können. Genau diesen Nachweis liefert eine dokumentierte Schulung mit. In unserer EU AI Act Schulung erstellen Sie die dafür nötigen Bausteine direkt mit.You keep these records internally. You do not have to submit anything, but you must be able to present it if asked. A documented training delivers exactly this evidence. In our EU AI Act training you create the necessary building blocks directly.
Die dokumentierte EU AI Act Schulung deckt Inhalt und Nachweis in drei Stunden ab, vor Ort in Münster, live online oder inhouse. Schreiben Sie uns kurz, wir nennen Ihnen den nächsten freien Termin.The documented EU AI Act training covers content and evidence in three hours, in person in Münster, live online or in-house. Send us a short line and we will name the next available date.
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